Aviso sobre las prácticas de privacidad de la HIPAA

CONFIDENCIALIDAD DE TU INFORMACIÓN MÉDICA

ESTE AVISO DESCRIBE EL MODO EN EL QUE SE PUEDE USAR Y DIVULGAR TU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO TÚ PUEDES ACCEDER A ELLA. LÉELO DETENIDAMENTE.

Nuestras prácticas de privacidad reflejan la ley federal y estatal aplicables. Las leyes de privacidad de un estado en particular u otras leyes federales pueden imponer una norma de privacidad más estricta. Si esas leyes más estrictas se aplican y no hay reglas federales previas conforme a la Ley de Seguridad de los Ingresos de Jubilación para los Empleados de 1974, los Planes cumplirán la ley más estricta.

La ley nos exige mantener la privacidad y la seguridad de tu Información protegida sobre la salud (PHI, por sus siglas en inglés). La información protegida sobre la salud (PHI, por sus siglas en inglés) es información que Delta Dental crea, recibe, mantiene o transmite, que puede identificarte y se relaciona con aspectos pasados, presentes o futuros de tus enfermedades físicas o mentales y los servicios del cuidado de la salud relacionados.

Algunos ejemplos de PHI son tu nombre, dirección, número de teléfono o fax, dirección de correo electrónico, número de Seguro Social u otro número de identificación, fecha de nacimiento, fecha de tratamiento, registros de tratamiento, radiografías, registros de reclamaciones e inscripción. Recibimos, usamos y divulgamos tu PHI para administrar tu plan de beneficios según lo exija o permita la ley. Ten en cuenta que una vez que la información se divulgue de acuerdo con la ley, el destinatario puede volver a divulgarla, y es posible que ya no esté protegida por la norma de privacidad de la HIPAA.

Debemos respetar los requisitos de privacidad estatales y federales que se describen y que se aplican a nuestra administración de tus beneficios y a las prácticas de privacidad que se encuentran en este aviso que están actualmente en efecto. También estamos obligados a proporcionarte una copia de este aviso. Nos reservamos el derecho de cambiar nuestras prácticas de privacidad cuando sea necesario, y publicaremos oportunamente el aviso actualizado en nuestro sitio web en un plazo de 60 días. También te brindaremos una copia junto con el próximo envío anual.
 

USOS Y DIVULGACIONES PERMITIDOS DE TU PHI

Usos y divulgaciones de tu PHI para fines de tratamiento, pago y operaciones de atención sanitaria

No se requiere tu autorización explícita para divulgar información con fines de tratamiento de cuidado de la salud, pago de reclamaciones, facturación de primas y otras operaciones de cuidado de la salud. Ejemplos de esto incluyen procesar tus reclamaciones, recopilar información sobre inscripción y primas, revisar la calidad del cuidado de la salud que recibes, brindar servicios al cliente, resolver tus quejas y compartir la información sobre pagos con otras compañías de seguros, determinar tu elegibilidad para los servicios, facturarte a ti o al patrocinador de tu plan.

Si tu empleador u otra parte patrocinan tu plan de beneficios, podemos proporcionar la PHI a tu empleador o patrocinador del plan para que administre tus beneficios. Según lo permita la ley, podemos divulgar PHI a compañías afiliadas que proporcionen servicios en nuestro nombre para administrar tus beneficios. Toda compañía afiliada que preste servicios en nuestro nombre firmó un contrato por medio del cual aceptó proteger la confidencialidad de yu PHI y ha implementado procedimientos y políticas de privacidad que cumplen la ley federal y estatal correspondiente.

Usos y divulgaciones permitidos sin autorización

Podemos divulgar tu PHI a solicitud tuya, o a un representante personal autorizado (con determinadas excepciones), cuando así lo requiera la Secretaría de Salud y Servicios Humanos de Estados Unidos, para investigar o determinar nuestro cumplimiento de la ley y cuando así lo exija la ley. Podemos divulgar tu PHI sin tu autorización previa en respuesta a lo siguiente:

• Orden judicial
• Orden de una junta, comisión o agencia administrativa con fines de adjudicación conforme a su autoridad legal
• Citación en una acción civil
• Citación para una investigación a cargo de una junta, comisión o agencia gubernamental
• Citación en un arbitraje
• Orden de allanamiento para el cumplimiento de la ley
• Solicitud del forense durante las investigaciones.
   

Otros ejemplos son: para notificar o ayudar a notificar sobre tu estado clínico a un miembro de la familia, otra persona o un representante personal; para asistir a los esfuerzos de ayuda en catástrofes; para reportar víctimas de abuso, negligencia o violencia doméstica a las autoridades pertinentes; para fines de donación de órganos; para evitar amenazas graves a la salud o la seguridad; para funciones especializadas del gobierno, como actividades del ejército o de veteranos; para fines de indemnización por accidentes de trabajo; y, con algunas restricciones, podemos usar o divulgar tu información protegida sobre la salud (PHI, por sus siglas en inglés) para fines de suscripción, siempre y cuando no contenga información genética. La información también puede disociarse o resumirse para que no pueda vincularse contigo y, en casos exclusivos, para fines de investigación con la supervisión adecuada.

Divulgaciones con tu autorización

No usaremos ni divulgaremos tu PHI sin tu autorización previa por escrito, a menos que lo permita la ley. Si das una autorización, puedes revocarla después, por escrito, para impedir el uso y la divulgación en el futuro. Otros usos y divulgaciones que no se describen en este aviso, y que no están permitidos por la ley, solo se realizarán con tu autorización por escrito.
 

TUS DERECHOS SOBRE LA PHI

Tienes derecho a solicitar una inspección y obtener una copia de tu PHI.

Puedes tener acceso a tu PHI si envías una solicitud por escrito. La solicitud debe incluir (1) tu nombre, dirección, número de teléfono y número de identificación, y (2) la PHI que solicitas. Te proporcionaremos una copia o un resumen de tus registros médicos y de reclamos, generalmente en un plazo de 30 días a partir de la fecha de tu solicitud. Es posible que cobremos un cargo por los costos de copiado y envío, así como de otros materiales relacionados con tu solicitud. Solo conservaremos la PHI que obtengamos o usemos para proporcionarte tus beneficios del cuidado de la salud. Es posible que debas ponerte en contacto con tu proveedor del cuidado de la salud para obtener la PHI que no esté en nuestra posesión.

Tú no puedes revisar ni hacer copias de la PHI compilada con anticipación razonable para, o usada en, una acción o procedimiento civil, penal o administrativo, ni tampoco de la PHI que de otro modo no está sujeta a divulgación en virtud de la ley federal y estatal. En algunas circunstancias, puedes tener derecho a que se modifique esta decisión.

Tienes derecho a solicitar una restricción de tu PHI.

Tienes derecho a solicitar que limitemos la forma en la que usamos y divulgamos tu PHI; sin embargo, no puedes restringir nuestros usos y divulgaciones legales o permitidos de la PHI. Si bien tomaremos en cuenta tu solicitud, no estamos legalmente obligados a aceptar las solicitudes que no podamos cumplir o implementar razonablemente en caso de emergencia.

Tienes derecho a corregir o actualizar tu PHI.

Puedes solicitar modificar la PHI que tenemos sobre ti. Responderemos tu solicitud a más tardar en 60 días calendario. En determinados casos, es posible que rechacemos tu solicitud de modificación. Si rechazamos la solicitud de enmienda, te informaremos sobre tus derechos que se describen en ese aviso de denegación. No creamos registros dentales ni de facturación de pacientes y, por lo general, no podemos otorgar una enmienda. En estos casos, te remitiremos a tu proveedor para que modifique el plan de tratamiento o a tu empleador, si corresponde, para que modifique tu información de inscripción.

Tienes derechos relacionados con el uso y la divulgación de tu PHI con fines de mercadeo.

Obtendremos tu autorización para usar o divulgar PHI con fines de mercadeo cuando así lo exija la ley. Tienes derecho a cancelar tu autorización en cualquier momento. No usamos tu PHI con fines de recaudación de fondos.

Tienes derecho a solicitarnos o recibir comunicaciones confidenciales de nosotros por otros medios o en una dirección diferente.

Tienes derecho a solicitar que nos comuniquemos contigo de determinada manera o en determinado lugar. Por ejemplo, puedes pedirnos que solamente nos pongamos en contacto contigo en tu trabajo o por correo. No te preguntaremos el motivo de tu solicitud. Aceptaremos todas las solicitudes razonables. Debes especificar en la solicitud la manera o el lugar en los que desees que nos comuniquemos contigo, y debes pedirlo por escrito.

Dado el caso, tienes derecho a recibir una explicación de determinadas divulgaciones de tu PHI que hayamos realizado.

Tienes derecho a recibir una explicación de las divulgaciones, con algunas restricciones. Este derecho no se aplica a las divulgaciones con fines de tratamiento, pago u operaciones del cuidado de la salud, ni tampoco a aquella información que hayamos divulgado después de haber recibido una autorización válida de tu parte. Además, no se nos exige dar cuenta de las divulgaciones que compartimos contigo, familiares o amigos que participan en tu cuidado, ni por razones de notificación. No se nos exige dar cuenta de las divulgaciones que hayamos hecho por razones de seguridad nacional, determinados fines de cumplimiento de la ley o divulgaciones realizadas como parte de una serie limitada de datos. Te proporcionaremos sin costo una explicación al año, pero cobraremos un cargo razonable sobre la base de los costos si solicitas otra dentro un plazo de 12 meses.

Tienes derecho a recibir una copia impresa de este aviso.

Hay una copia de este aviso publicada en nuestro sitio web. También puedes solicitar que te enviemos una copia.

Tienes derecho a ser notificado en caso de una violación de seguridad de la información protegida sobre la salud.

Si descubrimos que hemos comprometido la privacidad de tu PHI, te lo informaremos por escrito, a la dirección que esté en el expediente.

Tienes derecho a elegir a alguien que actúe en representación tuya.

Si le has otorgado a alguien un poder notarial para atención médica o si otra persona es tu tutor legal, esa persona puede ejercer tus derechos y tomar decisiones sobre tu información médica. Nos aseguraremos de que esa persona tenga esta autoridad y de que pueda actuar en tu nombre antes de tomar cualquier medida.
 

QUEJAS

Puedes presentar tu queja ante nosotros o ante la Secretaría de Salud y Servicios Humanos de Estados Unidos si consideras que hemos violado tus derechos de privacidad. No tomaremos ninguna represalia en tu contra por presentar una queja.
 

CONTACTOS

Contáctanos al 888-335-8227 para ejercer los derechos que se describen en este aviso, o escribe a la dirección que aparece a continuación para obtener más información acerca del proceso de quejas o cualquiera de los datos incluidos en el presente aviso.

Delta Dental of California
Attn: Risk, Ethics, and Compliance
PO Box 997330
Sacramento, CA 95899-7330

Puedes presentar una queja ante la Oficina de Derechos Civiles del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los EE. UU. enviando una carta a 200 Independence Avenue, S.W., Washington, D.C. 20201, llamando al 1-877-696-6775, o visitando www.hhs.gov/ocr/privacy/hipaa/complaints/.

Este aviso entra en vigencia el 1 de marzo de 2019.
Última revisión: 1 de enero de 2025