Aviso sobre las prácticas de privacidad

ESTE AVISO DESCRIBE EL MODO EN EL QUE SE PUEDE USAR Y DIVULGAR SU INFORMACIÓN MÉDICA Y CÓMO USTED PUEDE ACCEDER A ELLA. LÉALO DETENIDAMENTE.

La ley exige que se le entregue este aviso para informarle sobre el modo en el que Delta Dental y sus compañías afiliadas (“Delta Dental”) protegen la confidencialidad de la información sobre el cuidado de la salud que está en nuestro poder. La información protegida sobre la salud (PHI, por sus siglas en inglés) se define como cualquier información que se identifique de manera individual sobre el historial del cuidado de la salud, afección mental o física, o tratamiento del paciente. Algunos ejemplos de PHI son su nombre, dirección, número de teléfono o fax, dirección de correo electrónico, número del seguro social u otro número de identificación, fecha de nacimiento, fecha de tratamiento, registros de tratamiento, radiografías, registros de reclamaciones e inscripción. Delta Dental recibe, usa y divulga su PHI para administrar su plan de beneficios o según lo exija o permita la ley. Queda prohibida cualquier otra divulgación de su PHI sin su autorización.

Debemos seguir las prácticas de privacidad que se describen en este aviso. Sin embargo, también debemos cumplir con todos los requisitos más estrictos según la ley federal o estatal que pueda corresponder a la administración de sus beneficios. No obstante, podemos modificar el presente y poner en vigencia el nuevo aviso para toda la PHI que tenemos sobre usted. Si realizamos cualquier cambio significativo en nuestras prácticas de privacidad, modificaremos este aviso a la brevedad y volveremos a distribuirlo en un plazo de 60 días desde la modificación de nuestras prácticas. También podrá solicitar una copia de este aviso cuando lo desee comunicándose con la dirección o llamando al teléfono que aparece al final del presente aviso. Usted debe recibir una copia de este aviso en el momento en que se inscribe en un programa de Delta Dental. Le informaremos sobre cómo puede recibir una copia del presente una vez cada tres años.

Podemos usar o divulgar su PHI sin su autorización previa para los propósitos que se mencionan a continuación. Estos usos o divulgaciones permitidos son divulgaciones a usted, usos o divulgaciones por motivos de tratamiento médico, pago de reclamaciones, facturación de primas y otras operaciones del cuidado de la salud. Si su empleador u otra parte patrocinan su plan de beneficios, podemos proporcionar su PHI a su empleador o a dicho patrocinador a los fines de administrar sus beneficios. Podemos divulgar la PHI a terceros que prestan servicios para Delta Dental en la administración de sus beneficios. La ley exige que estas partes firmen un contrato en el que aceptan proteger la confidencialidad de su PHI. Es posible divulgar su PHI a una compañía afiliada que preste servicios para Delta Dental en la administración de sus beneficios. Dichas compañías han implementado procedimientos y políticas de privacidad y cumplen con la ley federal y estatal.

También podemos usar o divulgar su PHI para cumplir con una autorización válida, notificar o ayudar a notificar su estado a un familiar, otra persona o a un representante personal, para contribuir con las tareas en caso de catástrofe y denunciar víctimas de maltrato, abandono o violencia doméstica. Otras instancias en que se permite usar o divulgar información tienen la finalidad de supervisión de la salud por parte de agencias gubernamentales, o razones judiciales, administrativas u otras de orden público; para dar información acerca de personas fallecidas a jueces de instrucción, médicos forenses y directores de funerarias; con fines de investigación, para la donación de órganos, para evitar una amenaza grave para la salud o la seguridad, para funciones gubernamentales especializadas como actividades militares y de los veteranos de guerra, para fines de indemnizaciones por accidentes de trabajo y para generar información resumida que ya no pueda revelar su identidad. Asimismo, podemos usar o divulgar su PHI, con algunas restricciones, con fines de suscripción. También podemos usarla o divulgarla incidentalmente durante el transcurso de un uso o divulgación permitida, aunque debemos tratar de minimizar los usos o las divulgaciones incidentales. Utilizamos medidas de protección administrativas, técnicas y físicas para mantener la privacidad de su PHI y debemos reducir al mínimo su uso o divulgación para alcanzar este objetivo.

Dichas actividades pueden incluir, entre otras: procesar sus reclamaciones, recopilar la información sobre inscripción y primas, revisar la calidad del cuidado de la salud que recibe, brindar servicios al cliente, resolver sus reclamaciones y compartir la información sobre pagos con otras compañías de seguros. A continuación, presentamos otros ejemplos.

• Usos o divulgaciones de PHI para facilitar el tratamiento. Por ejemplo, Delta Dental puede usar o divulgar su PHI para determinar la elegibilidad para los servicios solicitados por su proveedor.
• Usos o divulgaciones de PHI para pagos. Por ejemplo, Delta Dental puede usar y divulgar su PHI para facturarle a usted o al patrocinador de su plan.
• Usos o divulgaciones de PHI para operaciones del cuidado de la salud. Por ejemplo, Delta Dental puede usar y divulgar su PHI para revisar la calidad de la atención que brindan los proveedores de nuestra red.

Tenemos la obligación de divulgar su PHI a usted o a un representante personal autorizado (con determinadas excepciones), cuando la Secretaría de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos lo solicite para investigar o determinar nuestro cumplimiento con la ley y cuando ésta así lo exija. Delta Dental puede divulgar su PHI sin su autorización previa en respuesta a lo siguiente:

• Orden judicial.
• Orden de una junta, comisión o agencia administrativa con fines de adjudicación conforme a su autoridad legal.
• Citación en una acción civil.
• Citación para una investigación a cargo de una junta, comisión o agencia gubernamental.
• Citación en un arbitraje.
• Orden de allanamiento para el cumplimiento de la ley.
• Solicitud del forense durante las investigaciones.

Delta Dental no usará ni divulgará su PHI sin su autorización previa si la ley exige que debe contar con dicha autorización. Posteriormente, usted puede anularla por escrito a fin de impedir todo uso y divulgación en el futuro. Delta Dental o una persona que solicite su PHI en nombre de Delta Dental obtendrá su autorización.

Usted tiene derecho a solicitar una inspección y obtener una copia de su PHI. Puede acceder a su PHI poniéndose en contacto con la oficina de Delta Dental correspondiente. Debe incluir (1) su nombre, dirección, número de teléfono y número de identificación, y (2) la PHI que solicita. Es posible que Delta Dental cobre un cargo razonable por proporcionarle copias de su PHI. Delta Dental solo conservará aquella PHI que obtengamos o usemos para proporcionarle los beneficios del cuidado de la salud. Una vez concluida la revisión de esa información, Delta Dental devolverá al dentista la mayoría de la PHI, como los registros de tratamiento o las radiografías. Es posible que deba ponerse en contacto con su proveedor del cuidado de la salud para obtener la PHI que Delta Dental no posea.

Usted no puede revisar ni hacer copias de la PHI compilada con anticipación razonable para, o usada en, una acción o procedimiento civil, penal o administrativo, ni tampoco de la PHI que de otro modo no está sujeta a divulgación en virtud de la ley federal y estatal. En algunas circunstancias, puede tener derecho a que se revise esta decisión. Si tiene preguntas sobre el acceso a su PHI, póngase en contacto con la oficina de privacidad según se indica a continuación. 

Usted tiene derecho a solicitar la restricción de su PHI. Usted tiene derecho a solicitar la limitación en cuanto al modo en que usamos o divulgamos su PHI. Consideraremos su solicitud. Sin embargo, no estamos obligados por ley a aceptarla. Si lo hacemos, estableceremos los límites por escrito y los respetaremos, excepto en situaciones de emergencia. Usted no puede limitar los usos ni las divulgaciones que se nos exigen o permiten por ley. 

Tiene derecho a corregir o actualizar su PHI. Esto significa que usted puede solicitar la modificación de su PHI mientras nosotros conservemos dicha información. En casos determinados, es posible que rechacemos su solicitud de modificación. De ser así, usted tiene derecho a presentar una declaración de desacuerdo ante nosotros, la cual podemos refutar. En caso de que hubiere una refutación, le proporcionaremos una copia. Si otra persona envió su PHI, podremos dirigirnos a esa persona para que realice la correspondiente corrección. Por ejemplo, es posible que lo remitamos a su dentista para que modifique el plan de tratamiento o a su empleador, si corresponde, para que modifique su información de inscripción. Si tiene preguntas sobre la modificación de su PHI, póngase en contacto con la oficina de privacidad como se indica a continuación. 

Tiene derecho a solicitar que nos comuniquemos con usted o bien comunicarse con nosotros de manera confidencial a través de medios alternativos o a una dirección diferente. Aceptaremos una solicitud razonable si nos informa que la divulgación de su PHI podría ponerlo en peligro. Es posible que le solicitemos la presentación de una declaración de posible peligro, una dirección diferente, otro método de contacto o información referida a cómo se tramitarán los pagos. Presente esta solicitud por escrito ante la oficina de privacidad según se indica a continuación. 

Dado el caso, tiene derecho a recibir una explicación de determinadas divulgaciones de su PHI que hayamos realizado. Este derecho no se aplica a las divulgaciones con fines de tratamiento, pago u operaciones del cuidado de la salud, ni tampoco a aquella información que hayamos divulgado después de haber recibido una autorización válida de su parte. Además, no se nos exige dar cuenta de las divulgaciones que hayamos hecho a usted, a familiares o a amigos que participan en su cuidado, ni por razones de notificación. Tampoco se nos exige dar cuenta de las divulgaciones que hayamos hecho por razones de seguridad nacional o determinados fines de cumplimiento con la ley, divulgaciones realizadas como parte de una serie limitada de datos, divulgaciones incidentales o aquellas realizadas con anterioridad al 14 de abril de 2003. Si desea recibir una explicación de las divulgaciones o tiene preguntas sobre este derecho, póngase en contacto con la oficina de privacidad según se detalla a continuación. 

Incluso si aceptó recibirlo por dicho medio, también tiene derecho a solicitar una copia impresa. Si aceptó recibir este aviso por correo electrónico, también tendrá derecho a solicitar una copia en papel de dicho aviso.

Podrá presentar su reclamación en nuestras oficinas o ante el Departamento de Salud y Servicios Sociales de los Estados Unidos si cree que Delta Dental ha violado sus derechos de privacidad. Puede presentar una queja ante nosotros enviando una notificación a la oficina de privacidad según se detalla a continuación. No tomaremos ninguna represalia en su contra por presentar una queja.

Si desea obtener más información acerca del proceso de quejas o cualquiera de los datos incluidos en el presente aviso, puede ponerse en contacto con el Departamento de Privacidad en la dirección y el número de teléfono que figuran a continuación.

AARP Dental Insurance Plan
c/o Delta Dental Insurance Company
Attn: Customer Service Center
P.O. Box 2059
Mechanicsburg, PA 17055-0759
O llame a la línea gratuita 1-866-583-2085

Este aviso entra en vigencia el 1 de julio de 2006.