Instrucciones para completar reclamaciones

Envíe todas sus reclamaciones y sus documentos adjuntos en formato electrónico

Use Provider Tools for free real-time claims with digital attachments and pre-treatment estimates. You’ll see Delta Dental’s payment and the patient portion when the claim or pre-treatment estimate processes, often within moments (when clinical review is not necessary). Here’s all you need to do:

  • Register for your secure, free Online Services account (in the Online Services box at the top, right side column).
  • Ingrese.
  • From the Provider Tools screen, transmit claims, digitized attachments and pre-treatment estimates with either of these tools:
    • “Submit Claim”transmission is quick and efficient.
    • “My Patients”your current patients are listed here and we add new patients as their claims are processed. Patient information is automatically entered on your pre-treatment estimate or claim.

You can also use FastAttach®, a service available through National Electronic Attachment, Inc. (NEA), to electronically transmit digitized x-rays, periodontal charts, Explanation of Benefits documents, photos and narratives.

Si no presenta las reclamaciones por Internet, hable con su proveedor del sistema de administrador de consultorio sobre la activación de las reclamaciones por internet de su sistema.

Delta Dental y sus compañías afiliadas usan el software de administración de beneficios MetaVance como el producto de software de edición de reclamaciones para ofrecer adjudicaciones eficientes y oportunas para reclamaciones de servicios dentales. This software helps our enterprise streamline many interrelated systems and processes, as well as increase functionality for the benefit of our dentists, enrollees and clients.

Use these tips for clear, complete electronic or paper claims that will move smoothly through our system.

SÍ:

  • A laser printer with black ink (if not transmitting electronically)
  • Use una fuente tamaño 10 y letras mayúsculas (Courier es una buena elección para la fuente)
  • Use fechas con ocho dígitos, sin espacios, barras ni guiones (por ejemplo, 05032014 para 3 de mayo de 2014)
  • Elija papel tamaño estándar (8.5 x 11 pulgadas) para reclamaciones y documentos escritos
  • Anote cargos con puntos decimales (por ejemplo, 100.00; no 100)

NO:

  • Use textos en formato libre: use el campo "Número o letra de diente" para indicar cuadrante o arco (UR o L, por ejemplo)
  • Use comillas o flechas para indicar información duplicada
  • Deje marcas en los espacios que deberían estar en blanco
  • Use slashed zeroes and crossed sevens
  • Escriba sobre las líneas o fuera de los casilleros
  • Use líquido corrector ni marcador
  • Use más de un estilo de fuente en una reclamación
  • Use reclamaciones fotocopiadas que estén borrosas o sesgadas

Más consejos para reclamaciones por internet y por escrito

Para completar el formulario de reclamación

  • Complete detalladamente la reclamación con información clara y legible.
  • No use apodos del paciente.
  • Indique circunstancias extrañas o fuera de lo común en la sección "Observaciones" o "Comentarios" de la reclamación. Better yet, send the documentation on a separate attachment (8.5 x 11 inch paper) or transmit it digitally(submit digitized attachments free with Provider Tools; use the "Submit Claim" or "My Patients" tool).
  • Indique un número (la cantidad de radiografías, por ejemplo) en el campo de la reclamación destinado específicamente para eso. Si la reclamación no tiene este campo, enumere cada artículo en una línea aparte.
  • Asegúrese de ingresar el nombre del afiliado del plan dental en el espacio provisto en la parte superior del formulario y en la sección de cobertura doble, si corresponde. (El afiliado es la persona que tiene el plan dental a través de su empleo. En los casos con cobertura doble, por lo general habrá dos afiliados diferentes dentro de una familia. With Provider Tools, patient information is entered for you. Use the "My Patients" tool to submit free real-time claims.
  • Ingrese un Identificador de Proveedor Nacional (NPI, por sus siglas en inglés) válido. Si ingresa dos NPI (uno para el dentista que realiza la facturación y otro para el dentista consultado, en caso de ser diferente del NPI de la entidad que factura), verifique que sean los dos válidos.

Cobertura doble

  • Indique si el paciente tiene (o no) cobertura doble con otro plan dental (o a veces, en casos de cirugía bucal por ejemplo, con un plan médico) marcando el casillero específico que suele estar en un campo llamado "Otra cobertura de seguro" o algo similar. Si hay una cobertura doble, asegúrese de incluir toda la información solicitada.
  • Siempre incluya la explicación de los beneficios o el aviso de envío de la compañía de seguro principal cuando Delta Dental sea la compañía secundaria. You can transmit digitized documents for free with Provider Toolsuse the ”Submit Claim“ or “My Patients” tool.
  • Si la cobertura doble se recibe a través de la misma compañía de Delta Dental, envíe una reclamación con información sobre los dos afiliados. Procesaremos los beneficios primarios y secundarios a partir de esa reclamación. NOTA: es posible que no reciba un pago para ambas coberturas en el mismo cheque debido a que la cobertura secundaria se puede procesar unos días después que la cobertura primaria. Consulte "Cobertura doble" para obtener más información.

Reclamaciones de ortodoncia

No envíe reclamaciones para visitas de ortodoncia mensuales. Para que le sea más sencillo, sus cargos para estas visitas están incluidas en el cargo total presentado en la reclamación para las bandas y en los pagos periódicos que recibe automáticamente de Delta Dental. Consulte "Ortodoncia" para obtener más información.

Estimados de tratamiento previo

You can get free pre-treatment estimates often within minutes (when clinical review isn’t necessary) with Provider Tools. Use the “Submit Claim” or “My Patients” tool to find out what’s covered while your patient is in the office.

Envíe una nueva reclamación de pago luego de que se brinden los servicios (no pida y devuelva el presupuesto previo al tratamiento) En la sección "Observaciones" o "Comentarios", incluya el número de referencia de Delta Dental que se encuentra en el presupuesto previo al tratamiento original, o escriba "Presupuesto previo al tratamiento en archivo" si ya no tiene el número de referencia. Consulte "Estimados de tratamiento previo" para obtener más información.

Documentación

  • Las radiografías para sus reclamaciones de Delta Dental Premier® y Delta Dental PPOSM son necesarios solo para estos procedimientos:
    • Restauración: D2710-D2794, coronas - procesadas en laboratorio, y D2950, reconstrucción del muñón, incluidas las espigas
    • Servicios de implante: D6055-D6077, aparatos protésicos implantados
    • Prostodoncia, fija: D6710-D6794, retenedores de dentaduras postizas parciales fijas, coronas
  • Las copias de las radiografías entregadas con las reclamaciones por escrito deben tener calidad de diagnóstico. Aceptaremos películas duplicadas y copias en papel de imágenes digitalizadas.
  • No devolvemos radiografías ni ninguna otra documentación presentada con las reclamaciones por escrito; sin embargo, haremos una excepción cuando envíe un sobre con estampilla y su nombre y dirección junto con la reclamación.
  • La ficha periodontal es necesaria para las cirugías óseas y otras cirugías periodontales en estos códigos de procedimiento: D4210-D4212, D4240-D4245, D4260- D4278 y D4381.
  • Se necesita una copia del informe de patología para las biopsias del tejido duro y blando: D7285-D7286.
  • Envíe los informes operativos y de patología para los procedimientos D7410-D7415, D7440-D7461 y D7465.
  • Se necesita una copia del informe operativo para los procedimientos D7490-D7521, D7610-D7780, D7910-D7912, D7980-D7983 y D7998.
  • Los informes deben incluirse para los siguientes procedimientos: D2950, D2980 (con copia de la factura del laboratorio), D4249, D4320, D4321, D4920, D5620, D7260, D7530, D7540, D8210, D8680 y D9930, así como cualquier caso excepcional y los códigos no especificados en todas las categorías de servicios (D##99). Ingrese la información en el campo "Observaciones" o "Comentarios".

Dependientes mayores de 19 años

Si se trata de estudiantes a tiempo completo, incluya el nombre de la escuela y la ciudad en la reclamación. Si el paciente es un dependiente con alguna discapacidad, incluya la naturaleza de dicha discapacidad.

Número de identificación fiscal (TIN)

Ingrese el TIN del dentista o la entidad dental que realiza la facturación. Si modifica su TIN o el nombre relacionado con ese TIN, notifíquelo a su departamento local de administración de redes de dentistas y contrataciones. Important note: if your TIN changes, you will need to re-register for Online Services with your new TIN.

Identificador de Proveedor Nacional (NPI, por sus siglas en inglés)

Use los formularios de reclamación que se adaptan al NPI ya que proporcionan un espacio específico para incluirlo. (Esto puede requerir que actualice su software). Ingrese el NPI del dentista o de la entidad dental que realiza la facturación y el NPI del dentista consultado (si son diferentes). Verifique que los NPI sean válidos.

Formularios electrónicos de servicios prestados para DeltaCare® USA

Puede ahorrar tiempo y dinero y ayudar al medioambiente presentando los formularios de visita por internet ante DeltaCare USA.

  • Ahorrar dinero evitando la impresión, la copia y el envío postal.
  • Ahorrar tiempo gracias al envío diario de estos formularios electrónicos, lo que puede evitar que se destine más tiempo preparando informes mensuales.
  • Recibir notificaciones inmediatas de datos no válidos, lo que le permitirá realizar las correcciones necesarias y reenviarlos enseguida.
  • Recibir informes de todos los formularios de servicios prestados que se enviaron exitosamente, reduciendo el control que se lleva de las presentaciones no pagadas.

El número de identificación de contribuyente de DeltaCare USA para formularios de verificación de servicios prestados es DDCA3.

Para obtener más información sobre cómo presentar formularios electrónicos de servicios prestados, envíe un email a nuestro Departamento de servicios prestados.

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Consulte la elegibilidad, los beneficios y el estado de las reclamaciones.

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