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Administre su plan con los beneficios Delta Dental

Desde la configuración de su plan hasta la facturación, y todo lo demás, encuentre todo lo que necesite para administrar su plan dental aquí.

  • Esta guía puede ayudarle a administrar:

  • Planes Delta Dental PPOTM

  • Planes DeltaCare® USA

  • Opciones de elección doble estándar para su grupo

    Si su grupo financia una opción de elección doble flexible, consulte la página de elección doble flexible .

Administración de planes sin complicaciones

Duración: 01:13

Vea por qué una administradora de beneficios piensa que Delta Dental es el prestador ideal.

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Para comenzar

Conozca su plan dental

Entender en qué consiste su cobertura es esencial para administrar su plan dental, y puede ayudar a sus afiliados a aprovechar sus beneficios dentales al máximo. A continuación le mostramos tres formas para conocer mejor su plan:

  1. Contrato de grupo: su contrato de grupo es el documento principal de su plan. Allí encontrará toda la información sobre las políticas administrativas, las limitaciones y exclusiones, los detalles de cobertura y los acuerdos de pago.

  2. Servicios en línea: una vez que su plan entre en vigor, podrá revisar la información sobre los beneficios ingresando a Servicios en línea.

  3. Su encargado de cuenta: si no encuentra la respuesta que busca en el contrato del grupo o en los servicios en línea, comuníquese con su encargado de cuenta.

Implementación

Una vez cerrado el contrato con su administrador de cuenta, podrá contar con un grupo entero de expertos listos para ayudarle a configurar su plan dental. También contará con su propio administrador exclusivo de implementación listo para ayudarle con:

  • Elegibilidad e inscripción inicial

  • Opciones de facturación

  • Configuración de beneficios dentales

  • Asistencia para la configuración del plan general (¡donde sea necesario!)

Periodo de inscripción abierta y nuevos empleados

Ya sea que esté en el periodo de inscripción abierta o que simplemente esté contratando a un nuevo empleado, puede utilizar estas herramientas para ayudar a sus afiliados a comprender cuáles son sus beneficios dentales desde el comienzo.

Videos personalizados sobre beneficios dentales

Para grupos de 100 o más afiliados, Delta Dental ofrece videos personalizados que explican cómo funciona su plan y cuáles son sus beneficios dentales. Los afiliados también pueden conocer los servicios disponibles en nuestro sitio web y otra información disponible para aprovechar al máximo sus beneficios dentales.

Hay videos disponibles para planes dentales Delta Dental PPO, DeltaCare USA y de elección doble. Los videos también pueden ofrecerse en español si usted así lo solicita.

Volantes para compartir

Use estos volantes para explicarle a sus afiliados todo sobre los beneficios dentales populares. Si desea obtener más información sobre otro tema, póngase en contacto con su administrador de cuenta para obtener material adicional.

Presentaciones mediante teleconferencias

Dele la oportunidad a sus afiliados de formular las preguntas directamente mediante una presentación sobre beneficios en línea a través de Microsoft LiveMeeting o una teleconferencia en nuestra línea gratuita. ¡Solicítele a su administrador de cuenta que programe una!

Elegibilidad e inscripción

Nuevo grupo - Carga de elegibilidad de afiliados

Si es un grupo nuevo, su administrador de cuenta y su administrador de implementación le ayudarán a encontrar la mejor solución para proceder con su inscripción inicial. Aceptamos el envío de elegibilidad inicial en los siguientes formatos:

  • Inscripción por web (directamente en línea, consulte la herramienta OBR a continuación)

  • Protocolo de transferencia segura de archivos (SFTP, por sus siglas en inglés)

  • Sistema de control seguro de email

  • Sitio web seguro (recopilación de Delta Dental)

  • Formularios de inscripción

  • FTP con cifrado PGP

  • Email con cifrado PGP

Antes de iniciar el proceso de elegibilidad, verifique que tiene la siguiente información de cada afiliado:

  • Nombre y apellido completo

  • Fecha de vigencia de adición o cambio

  • Fecha de nacimiento

  • Dirección

  • Número de Seguro Social completo (SSN)

  • Número de grupo

  • Número de división

  • Código de relación (por ejemplo, cónyuge o hijo)

Cómo administrar la elegibilidad

Los afiliados y dependientes pueden añadirse en el periodo de inscripción abierta o dentro de los 30 días de un evento que califique, como casamiento, nuevo empleado, nacimiento de un hijo, etc. Usted puede añadir, rescindir o realizar actualizaciones en cualquier momento en la información de elegibilidad de un afiliado efectivo (por ejemplo, cambio de domicilio o cambio de nombre). No obstante, los cambios que usted realiza pueden afectar la facturación; consulte las Fechas para recordar a continuación para conocer más.

Si bien existen varias formas de actualizar la elegibilidad o las adiciones y terminaciones, la manera más fácil y eficiente de realizar cambios es en línea.

Actualizaciones en línea

Administre la elegibilidad de su grupo de manera segura en línea mediante nuestra aplicación para la administración de elegibilidad (EMA, por sus siglas en inglés). EMA le permite realizar actualizaciones en tiempo real sobre la información de elegibilidad de los afiliados de modo que los dentistas de la red obtengan la mayor información actualizada sobre sus afiliados. Esto implica menos errores y menos preguntas por parte de afiliados que deba responder.

Además de actualizar la información de los afiliados dentro de EMO, puede añadir y cancelar afiliaciones. Póngase en contacto con su administrador de cuenta de Delta Dental para conocer más y suscribirse.

Actualizaciones manuales

Delta Dental también acepta cambios manuales mediante nuestros formularios de inscripción en copia impresa y la transferencia segura electrónica de archivos. Asegúrese de proteger la información de la salud privada de sus empleados (y siga las normas HIPAA) enviando archivos en un email cifrado.

Los cambios manuales deben enviarse directamente a nuestro departamento de elegibilidad de la siguiente manera:

Elegibilidad manual por estado de contrato

CA, NV

Delta Dental PPO

atyourservice@delta.org

AL, FL, GA, LA, MS, MT, TX, UT, DC, MD, NY, PA, WV

Delta Dental PPO

eligibility@ddic.delta.org

Para evitar demoras, los grupos no deben enviar la información de inscripción al administrador de cuenta.

Para DeltaCare USA

Los cambios manuales deben enviarse directamente a nuestro departamento de elegibilidad a Enrollment-ER@delta.org.

Provisiones especiales

El contrato grupal puede contener disposiciones especiales para la incorporación o cancelación de elegibilidad, además de disposiciones con respecto a cambios retroactivos. Si es así, su contrato servirá como el documento aplicable.

Verificación de estado de elegibilidad

Puede consultar el estado de elegibilidad de un afiliado de diferentes formas. Solo necesitará el nombre completo del afiliado, su número de identificación o número de seguridad social y fecha de nacimiento.

  1. Ingrese a Servicios en línea. Si no puede ver la elegibilidad luego de ingresar, solicite ayuda a su administrador de cuenta.

  2. Use nuestra aplicación para la administración de elegibilidad en línea (EMA). Póngase en contacto con su administrador de cuenta para suscribirse.

¿Aún no encuentra lo que está buscando? Póngase en contacto con su administrador de cuenta en caso de tener alguna otra duda.

Facturación y pago

Formas de pago aceptadas

Pago en línea

Ofrecemos diferentes opciones de pago, pero nuestra solicitud de facturación y reconciliación en línea (OBR, por sus siglas en inglés) es la manera más sencilla de realizar pagos y de mantener un registro de facturaciones pasadas y actuales, todo en un mismo lugar. Además de hacer pagos, OBR le permite:

  • Ver y descargar facturas actuales y pasadas registradas en formato Excel

  • Reconciliar su factura de Delta Dental con el archivo de envío electrónico

  • Enviar las nuevas afiliaciones, modificaciones y rescisiones para la reconciliación de facturas

Contacte a su gerente de cuentas de Delta Dental para obtener más detalles e inscribirse.

Formas de pago alternativas

Si no quiere pagar en línea, puede hacerlo a través de estas vías:

  • Cheque

  • Transferencia bancaria electrónica

  • Los grupos PPO también pueden pagar mediante crédito Automatic Clearing House (ACH) o transacciones de débito

Delta Dental le ayudará a iniciar las transacciones de débito ACH; es su responsabilidad iniciar todos los demás tipos de transacciones. Trabajará junto a su administrador de cuenta durante la implementación para decidir sobre el mejor método para usted.

Facturación

Clientes totalmente asegurados

Para los clientes totalmente asegurados, Delta Dental genera facturas para ambos clientes de DeltaCare USA y Delta Dental PPO mensualmente usando la lista actual de afiliados principales y el nivel de tarifa correspondiente para calcular las primas mensuales.

Clientes autoasegurados

Para los clientes de Delta Dental PPO autoasegurados (servicios administrativos únicamente o ASC/ASO), las facturas presentan dos elementos principales: los cargos administrativos y el reembolso de reclamaciones.

  1. Los cargos administrativos están basados en uno de los dos métodos determinados por el contrato de su grupo:

    • Por afiliado por mes (PEPM, por sus siglas en inglés) los cargos administrativos están basados en la lista de elegibilidad mensual y la tarifa por cargo administrativo para calcular el cargo administrativo mensual a pagar por el periodo.

    • Porcentaje de reclamaciones Los cargos administrativos se calculan según un porcentaje de reclamaciones en dólares abonados para el periodo de facturación (no se preocupe porque recibirá una factura de reclamaciones como referencia).

    • Ejemplo: Si Delta Dental paga $100,000 en reclamaciones durante un periodo de facturación y su cargo es del 3%, su cargo administrativo sería $3,000.

  2. Reembolso de reclamaciones: Delta Dental generará facturas semanales y mensuales para reclamaciones pagadas durante el periodo.

    • Semanalmente: puede pagar ya sea mediante Automatic Clearing House (ACH) o transferencia bancaria electrónica dentro de las 72 horas de la solicitud de pago.

    • Mensualmente: su grupo deberá depositar y mantener un saldo previo mutuamente acordado con Delta Dental. Cuando finalice el plazo del contrato, el saldo restante será utilizado normalmente para pagar reclamaciones durante el periodo de validez. Luego del periodo de validez, todo saldo previo restante será devuelto. También pueden incluirse los cargos administrativos conforme al acuerdo de fondo previo que le permita a Delta Dental disponer de los cargos ASC mensualmente.

Tipos de facturas

Pago según lo facturado - Delta Dental genera una lista de elegibilidad cada mes basada en la base de datos actual de elegibilidad. Los créditos o débitos para los cambios que usted informe se verán reflejados en la factura del mes siguiente.

Ejemplo: Delta Dental le factura a su organización por 250 afiliados elegibles; usted paga por 250 afiliados elegibles.

Pago correcto o Pago según lo ajustado - Similar a "Pago según lo facturado", con la excepción de que usted puede enviar los ajustes a la factura de Delta Dental y pagar el monto correcto/ajustado (en vez de esperar a que los créditos y débitos se vean reflejados en la factura del mes siguiente).

Ejemplo: Delta Dental le factura a su organización por 250 afiliados elegibles; usted solo tiene 240 afiliados elegibles, de modo que 240 es la cantidad ajustada de afiliados que usted debe pagar.

Autofactura/Autopago- Puede configurar su cuenta para enviar su propia lista confeccionada de elegibilidad y pagar la prima basada en esa lista. Con esta opción, usted reenvía el pago de la prima junto con el detalle de la prima en la lista de elegibilidad al nivel de afiliados en Delta Dental. Las nuevas afiliaciones, rescisiones y cambios de estado deberán ser identificados con claridad y por separado. Puede optar por dejar de recibir o continuar recibiendo una factura de Delta Dental.

Fechas para recordar

Generamos facturas un mes por adelantado (para primas y cargos administrativos que apliquen).

Ejemplo: Facturamos alrededor del 20 de noviembre para todo el mes de diciembre.

Al añadir o rescindir una afiliación, la fecha de vigencia determina cómo y cuándo se verá reflejado en su factura el nuevo afiliado.

  • Los cambios recibidos al día 15 del mes se verán reflejados en la factura de ese mes.

  • Si se reciben los cambios luego del 15 de ese mes, se verán reflejados en la factura del mes próximo.

Cambios retroactivos

Si olvida añadir o cancelar una afiliación, aceptaremos los cambios retroactivos que tuvieron lugar en los últimos tres meses.

Ejemplo: es enero y necesita añadir o cancelar la afiliación de un empleado efectivo al 1 de noviembre. Si nos lo informa antes del 15 de enero, podemos incluir o una prima retroactiva o un crédito por noviembre, diciembre y enero en la factura de febrero.

*Los cambios retroactivos más allá de los tres meses exigirán otra aprobación.

Monitoree el rendimiento del plan dental

Delta Dental facilita el seguimiento del rendimiento de su plan. Puede obtener datos integrales, desde resúmenes de uso de procedimiento y de red hasta un análisis financiero detallado. Su administrador de cuenta le proporcionará las actualizaciones periódicas en un formato sencillo con un informe único en cada sección. Puede usar los informes para:

  • Controlar las tendencias año a año para desarrollar o modificar el diseño del plan

  • Analizar el rendimiento del programa en comparación con sus parámetros e identificar las áreas a mejorar

  • Explorar las tendencias de uso

Póngase en contacto con su administrador de cuenta Delta Dental para asegurarse de que esté aprovechando al máximo su paquete de informes.

Reclamaciones dentales

En el caso de los planes Premier® y PPO de Delta Dental, los dentistas de Delta Dental envían las reclamaciones en nombre de sus afiliados. Sin embargo, si un afiliado elige visitar un dentista que no pertenece a Delta Dental, él o ella quizá necesite enviar la reclamación personalmente.

Cuando es necesario presentar una reclamación, comparta esta guía útil con los afiliados.

Para DeltaCare USA

Con DeltaCare USA, no hay formularios de reclamaciones por completar cuando los afiliados consultan a su dentista seleccionado de DeltaCare USA. Para recibir atención especializada que no es brindada por el dentista de atención primaria de los afiliados o en el caso de que los afiliados se encuentren de viaje y necesiten recibir atención de emergencia, es probable que deban enviar una reclamación.*

*Es posible que sea necesaria la autorización para recibir un tratamiento de emergencia. Remítase a su contrato para obtener todos los detalles.

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