Aviso sobre las prácticas de privacidad de HIPAA

Confidencialidad de su información de la salud

Este aviso describe cómo puede utilizarse y divulgarse su información clínica y cómo puede acceder a dicha información. Léalo atentamente.

Este aviso es exigido por la ley para informarle cómo Delta Dental y sus compañías afiliadas ("Delta Dental") protegen la confidencialidad de su información sobre cuidado de la salud en nuestro poder. La información protegida de la salud se define como toda información que revele de manera individual los antecedentes médicos, enfermedades mentales o físicas, o tratamientos relacionados con un paciente. Algunos ejemplos de PHI son: nombre, dirección, número de teléfono o fax, dirección de correo electrónico, número de seguro social u otro número de identificación, fecha de nacimiento, fecha de tratamiento, registros de tratamiento, radiografías, registros de reclamaciones e inscripciones. Delta Dental recibe, usa y divulga su PHI para administrar su plan de beneficios, o según lo establecido o permitido por ley. Se prohíbe cualquier otra clase de divulgación de su PHI sin su correspondiente autorización.

Seguimos las prácticas de privacidad descritas en este aviso y cumplimos con los requisitos federales y estatales que puedan corresponder a la administración de sus beneficios. Delta Dental se reserva el derecho a cambiar nuestras prácticas de privacidad en vigencia para toda la PHI que guarde. Actualizaremos este aviso si existen cambios materiales y se lo volveremos a proporcionar en un plazo de 60 días luego del cambio realizado a nuestras prácticas. Además, publicaremos de inmediato un aviso en nuestro sitio web. Se puede solicitar una copia en cualquier momento al ponerse en contacto con la dirección o el número de teléfono que figura al final de este aviso. Recibirá una copia de este aviso al momento de inscribirse a un programa de Delta Dental y se le informará cómo obtener una copia al menos cada tres años.

Usos y divulgaciones permitidos de su PHI

Usos y divulgaciones de su PHI para tratamientos, pagos u operaciones relacionadas con el cuidado de la salud

No se requiere su autorización explícita para divulgar información sobre usted con fines como tratamientos de cuidado de la salud, pagos de reclamaciones, facturación de primas y otras operaciones relacionadas con el cuidado de la salud. Si su plan de beneficios está patrocinado por su empleador u otra parte, podemos proporcionar su PHI a su empleador o el patrocinador de su plan para administrar sus beneficios. En la medida que esté permitido por la ley, podemos proporcionar su PHI a afiliados externos que presten servicios para que Delta Dental administre sus beneficios, que hayan firmado un contrato que acepte proteger la confidencialidad de su PHI, y que hayan implementado políticas y procedimientos de privacidad que cumplan con la ley federal y estatal correspondiente.

Algunos ejemplos de divulgación y uso con fines de tratamientos, pagos u operaciones incluyen: procesar sus reclamaciones, recopilar información de inscripciones y primas, controlar la calidad del cuidado de la salud que recibe, ofrecer servicio al cliente, resolver sus quejas y compartir información de pagos con otras compañías de seguro. Otros ejemplos son:

  • Usos o divulgaciones de PHI para facilitar el tratamiento. Por ejemplo, Delta Dental puede usar o divulgar su PHI para determinar la elegibilidad de los servicios solicitados por su proveedor.
  • Usos o divulgaciones de PHI para pagos. Por ejemplo, Delta Dental puede usar y divulgar su PHI para facturarle a usted o al patrocinador de su plan.
  • Usos o divulgaciones de PHI para operaciones relacionadas con el cuidado de la salud. Por ejemplo, Delta Dental puede usar y divulgar su PHI para controlar la calidad de la atención que brindan los proveedores de nuestra red.

Otros usos y divulgaciones permitidas sin una autorización

Se nos permite divulgar su PHI a pedido suyo o a su representante personal autorizado (con ciertas excepciones) cuando el Departamento de Salud y Servicios Sociales de Estados Unidos lo solicite para investigar o determinar nuestro cumplimiento de la ley y cuando esta así lo exija. Delta Dental podrá divulgar su PHI sin su autorización previa en respuesta a lo siguiente:

  • Orden judicial
  • Orden de una junta, comisión o agencia administrativa con fines de adjudicación, conforme a su autoridad legal
  • Citación judicial en un proceso civil
  • Citación para una investigación a cargo de una junta, comisión o agencia gubernamental
  • Citación en un arbitraje
  • Orden de allanamiento para el cumplimiento de la ley
  • Solicitud del médico forense durante investigaciones pertinentes.

Otros ejemplos incluyen: para notificar o ayudar a notificar su estado a un familiar, cualquier otra persona o representante personal, para asistir en tareas que se llevan a cabo en caso de catástrofe, para denunciar víctimas de maltrato, abandono o violencia doméstica a las autoridades correspondientes, con fines de donación de órganos, para evitar una amenaza grave para la salud o la seguridad, con fines de prácticas gubernamentales específicas como las actividades relacionadas con la milicia y los veteranos de guerra, indemnizaciones de trabajadores, y, con ciertas restricciones, se nos permite usar o divulgar su PHI con fines de respaldo, siempre y cuando no contenga información genética. Se puede resumir u omitir los datos de identidad de una información para que no pueda relacionarse con usted y, en ciertos casos, con fines de investigación con la supervisión apropiada.

Divulgaciones que Delta Dental realiza con su autorización

Delta Dental no usará ni divulgará su PHI sin su autorización escrita previa, a menos que así lo permita la ley. Posteriormente, podrá anular dicha autorización por escrito para impedir todo uso o divulgación en el futuro. Delta Dental o una persona que solicite su PHI obtendrá su autorización.

Sus derechos en cuanto a la PHI

Usted tiene derecho a solicitar una inspección y obtener una copia de su PHI.

Puede acceder a su PHI al ponerse en contacto con Delta Dental en la dirección que figura al final de este aviso. Debe incluir (1) su nombre, dirección, número de teléfono y número de identificación y (2) la PHI que solicite. Delta Dental puede cobrarle una tarifa razonable a fines de brindarle copias de su PHI. Delta Dental solo conservará aquella PHI que recibimos o utilizamos para brindarle sus beneficios en cuanto a cuidado de la salud. Delta Dental devuelve al dentista la mayor parte de la PHI, como registros de tratamiento o radiografías, luego de haber completado la revisión de dicha información. Es probable que deba ponerse en contacto con su proveedor del cuidado de la salud para obtener la PHI que Delta Dental no posee.

No podrá revisar ni hacer copias de la PHI compilada con anticipación ni utilizarla en un juicio o procedimiento civil, penal o administrativo, como tampoco de la PHI que no esté sujeta a divulgación según lo establecido por la ley federal y estatal. En algunos casos, tendrá derecho a reevaluar esta decisión. Si tiene preguntas sobre cómo acceder a su PHI, contacte con Delta Dental como se indica más abajo.

Usted tiene derecho a solicitar la restricción de su PHI.

Usted tiene derecho a solicitar la limitación en cuanto al modo en que usamos o divulgamos su PHI. Sin embargo, no puede restringir el uso y la divulgación legal o permitida de la PHI. Si bien tomaremos en cuenta su solicitud, no tenemos la obligación de aceptar aquellas solicitudes que no podamos implementar o cumplir de modo razonable durante una emergencia. En caso de aceptar su solicitud, dejaremos asentada nuestra aceptación por escrito.

Usted tiene derecho a corregir o actualizar su PHI.

Puede solicitar que modifiquemos la PHI que tenemos sobre usted. En algunos casos, podremos rechazar su solicitud de modificación. De ser así, tendrá derecho a presentar una declaración de disconformidad ante nuestras autoridades que, por consiguiente, podrá ser refutada; en ese caso, le daremos una copia de dicha decisión. Si otra persona envía su PHI, podremos dirigirnos a esa persona para que realice la correspondiente corrección. Por ejemplo, podremos dirigirnos a su dentista para que él modifique su plan de tratamiento o a su empleador, si corresponde, para que él modifique su información de inscripción. Si tiene preguntas sobre cómo corregir su PHI, póngase en contacto con la oficina de privacidad según se indica a continuación.

Tiene derechos relacionados con el uso y divulgación de su PHI para fines publicitarios.

Delta Dental acepta obtener su autorización para el uso y divulgación de su PHI para usos publicitarios cuando la ley así lo exija. Tiene la opción de rechazar la publicidad que está permitida por ley sin autorización. Delta Dental no usa su PHI para recaudar fondos.

Usted tiene derecho a solicitar o recibir nuestros comunicados confidenciales por medios alternativos o en una dirección diferente.

Se encuentra disponible un comunicado alternativo o confidencial en caso de que la divulgación de su PHI a la dirección registrada pueda representar un riesgo. También es posible que se le solicite una declaración del posible peligro y que especifique otra dirección u otro método de contacto. Realice esta solicitud por escrito a la dirección que figura al final de este aviso.

Dado el caso, tiene derecho a recibir una explicación sobre ciertas divulgaciones que hemos hecho de su PHI.

Usted tiene derecho a reclamar explicaciones sobre las divulgaciones, con ciertas restricciones. Este derecho no se aplica a las divulgaciones referidas a tratamientos, pagos u operaciones relacionadas con el cuidado de la salud o a la información que divulgamos después de haber recibido una autorización válida de su parte. Por otra parte, no tenemos la obligación de dar cuenta de las divulgaciones que le hayamos hecho a usted, familiares y amigos que están a su cuidado ni de las divulgaciones con motivos de notificación. No tenemos la obligación de explicar las divulgaciones efectuadas por motivos de seguridad nacional, ciertos motivos relacionados con el cumplimiento de la ley o divulgaciones efectuadas como parte de una serie de datos limitados. Contáctenos al número que figura al final de este aviso si desea recibir una explicación de las divulgaciones o si tiene preguntas sobre este derecho.

Usted tiene derecho a recibir este aviso por correo electrónico.

Una copia de este aviso se publica en el sitio web de Delta Dental. También puede solicitar una copia por correo electrónico o una copia en papel de este aviso al llamar al número de nuestro Servicio al Cliente que figura al final de este aviso.

Usted tiene derecho a ser notificado luego de un incumplimiento de seguridad relacionado con su información protegida de la salud.

Delta Dental le notificará por escrito, a la dirección registrada, si descubrimos que hemos puesto en peligro la privacidad de su PHI.

Quejas

Si cree que Delta Dental ha violado sus derechos de privacidad, puede presentar una queja a Delta Dental o el Departamento de Salud y Servicios Humanos de Estados Unidos. Las quejas a Delta Dental se pueden presentar al enviar una notificación al contacto que figura más abajo. No tomaremos ninguna represalia en su contra por proceder de este modo.

Contactos

Puede ponerse en contacto con Delta Dental al 866-530-9675 o puede escribir a la dirección que figura más abajo para obtener más información acerca del proceso de quejas o la información que se incluye en este aviso.

Delta Dental

P.O. Box 997330
SacramentoCA  95899-7330

Este aviso entra en vigencia a partir del 1 de enero de 2016.

Nota: las prácticas privadas de Delta Dental reflejan la ley federal aplicable así como también las leyes y regulaciones estatales conocidas. Si la ley estatal aplicable protege más la información que las leyes privadas federales, Delta Dental protege la información de acuerdo con la ley estatal.

Asistencia lingüística

Important: Can you read this document? If not, we can have somebody help you read it. You may also be able to get this letter written in your language. For free help, please call right away at the Member/Customer Service telephone number on the back of your Delta Dental ID card, or 1-866-530-9675. (Spanish)

Importante: ¿Puede leer esta carta? Si no, podemos hacer que alguien le ayude a leerla. También puede recibir esta carta en su idioma. Para ayuda gratuita, por favor llame inmediatamente al teléfono de Servicios al miembro/cliente que se encuentra al reverso de su tarjeta de identificación de Delta Dental o al 1-866-530-9675.

重要通知:您能讀懂這封信嗎?如果不能,我們可以請人幫您閲讀。 這封信也可以用您所講的語言書寫。如需幫助,請立即撥打登列在您的Delta Dental ID卡 背面上的會員/客戶服務部的電話,或者撥打電話 1-866-530-9675。(Chinese)

Últimos cambios significativos realizados a este aviso:

  • Aclaración de que Delta Dental no usa su PHI para recaudar fondos. A partir del 1 de enero de 2016
  • Se aclaró que la política de privacidad de Delta Dental refleja los requisitos federales y estatales; en vigencia a partir del 1 de enero de 2015
  • Información de contacto actualizada (dirección de correo postal y número de teléfono); en vigencia a partir del 1 de julio de 2013
  • La obligación actualizada de Delta Dental de notificar a los individuos y afiliados afectados si ocurre un incumplimiento de seguridad con su PHI; en vigencia a partir del 1 de julio de 2013
  • Se aclaró que Delta Dental no vende ni venderá su información sin su expresa notificación por escrito; en vigencia a partir del 1 de julio de 2013
  • Se aclararon varios casos en los que la ley exige la autorización individual para usar y divulgar información (por ejemplo, recaudación de fondos y marketing, como se mencionó); en vigencia a partir del 1 de julio de 2013

Delta Dental y sus compañías afiliadas

Delta Dental de California ofrece y administra programas dentales de cargo por servicio para grupos con oficina central en el estado de California.

Delta Dental de Nueva York ofrece y administra programas de cargo por servicio en Nueva York.

Delta Dental de Pensilvania y sus compañías afiliadas ofrecen y administran programas dentales de cargo por servicio en Delaware, Maryland, Pensilvania, Virginia Occidental y el Distrito de Columbia. Las compañías afiliadas de Delta Dental de Pensilvania son Delta Dental de Delaware, Delta Dental del Distrito de Columbia y Delta Dental de Virginia Occidental.

Delta Dental Insurance Company ofrece y administra programas dentales de cargo por servicio para grupos, con oficina central en Alabama, Florida, Georgia, Luisiana, Mississippi, Montana, Nevada, Texas y Utah; también ofrece y administra programas de visión para grupos con oficina central en Virginia Occidental.

DeltaCare USA está respaldado en los siguientes estados por las siguientes entidades: AL - Alpha Dental of Alabama, Inc.; AZ - Alpha Dental of Arizona, Inc.; CA - Delta Dental de California; AR, CO, IA, MA, ME, MI, MN, NC, ND, NE, NH, OK, OR, RI, SC, SD, VT, WA, WI, WY - Dentegra Insurance Company; AK, CT, DC, DE, FL, GA, KS, LA, MS, MT, TN, WV - Delta Dental Insurance Company; HI, ID, IL, IN, KY, MD, MO, NJ, OH, TX - Alpha Dental Programs, Inc.; NV - Alpha Dental of Nevada, Inc.; UT - Alpha Dental of Utah, Inc.; NM - Alpha Dental of New Mexico, Inc.; NY - Delta Dental de Nueva York, Inc.; PA - Delta Dental de Pensilvania; VA - Delta Dental of Virginia. Delta Dental Insurance Company actúa como administradora de DeltaCare USA en todos estos estados. Estas compañías tienen la responsabilidad financiera de sus propios productos. Dentegra Insurance Company.

Contactos

Si tiene preguntas sobre estos avisos, comuníquese con nosotros al 866-530-9675.

También puede escribirnos a

Delta Dental of California
P.O. Box 997330
Sacramento, CA 95899-7330