Aviso sobre las prácticas de privacidad

Confidencialidad de su información sobre cuidado de la salud


ESTE AVISO DESCRIBE CÓMO PUEDE UTILIZARSE Y DIVULGARSE SU INFORMACIÓN CLÍNICA Y CÓMO PUEDE ACCEDER A DICHA INFORMACIÓN. LÉALO ATENTAMENTE.

La ley exige que este aviso le notifique cómo Delta Dental y sus compañías afiliadas ("Delta Dental") protegen la confidencialidad de la información sobre cuidado de la salud que está en nuestro poder. La información protegida de la salud se define como toda información que revele de manera individual la historia clínica, enfermedad mental o física, o tratamiento relacionados con un paciente. Algunos ejemplos de PHI son: nombre, dirección, número de teléfono o fax, dirección de correo electrónico, número de seguro social u otro número de identificación, fecha de nacimiento, fecha de tratamiento, registros de tratamiento, radiografías, registros de reclamaciones e inscripciones. Delta Dental recibe, usa y divulga su PHI para administrar su plan de beneficios, o según lo establecido o permitido por ley. Se prohíbe cualquier otra clase de divulgación de su PHI sin su correspondiente autorización.

Es nuestra obligación seguir las prácticas de privacidad descritas en este aviso; sin embargo, también es nuestra obligación cumplir con cualquier otro requisito más estricto en virtud de la ley federal o estatal que pueda corresponder a la administración de sus beneficios. No obstante, podemos modificar el presente aviso y poner en vigencia uno nuevo para toda la PHI que tenemos sobre usted. En caso de realizar cambios importantes de nuestras prácticas de privacidad, modificaremos el presente documento con rapidez y volveremos a distribuirlo en un plazo de 60 días desde los cambios realizados. Usted podrá solicitar una copia de este aviso cuando lo desee comunicándose con la dirección o llamando al teléfono que aparecen al final del presente aviso. Recibirá una copia del mismo al momento en que se inscribe en un programa de Delta Dental y nosotros le informaremos qué hacer para recibir una copia cada tres años.

 

Usos y divulgaciones permitidos de su información protegida sobre la salud (PHI)

 


Tenemos derecho a usar o divulgar su PHI sin su autorización previa para los siguientes propósitos: Dichos usos o divulgaciones permitidos incluyen divulgaciones para usted, usos o divulgaciones para tratamientos de cuidado de la salud, pago de reclamaciones, facturación de primas y otras operaciones relacionadas con el cuidado de la salud. Si su empleador u otra parte patrocinan su plan de beneficios, podemos proporcionar su PHI a dicho empleador o patrocinador a fines de administrar sus beneficios. Podemos divulgar la PHI a terceros que prestan servicios para Delta Dental en cuanto a la administración de sus beneficios. La ley exige que estos terceros firmen un contrato en el que acepten proteger la confidencialidad de su PHI. Es posible que se divulgue su PHI a una compañía afiliada que preste servicios para Delta Dental en cuanto a la administración de sus beneficios. Dichas compañías han implementado procedimientos y políticas de privacidad y cumplen con la ley federal y estatal.

También tenemos derecho a usar o divulgar su PHI para cumplir con la validez de una autorización, notificar o ayudar a notificar su estado a un familiar, cualquier otra persona o representante personal, asistir en tareas que se llevan a cabo en caso de catástrofe y denunciar víctimas de maltrato, abandono o violencia doméstica. Otras instancias en que se permite usar o divulgar información son aquellas con fines de supervisión de la salud por parte de agencias gubernamentales, razones judiciales, administrativas o de orden público; para brindar información de personas fallecidas a jueces de instrucción, médicos forenses y encargados de funerarias; con fines de investigación, donación de órganos, evitar una amenaza grave para la salud o la seguridad, prácticas gubernamentales específicas como las actividades relacionadas a la milicia y los veteranos de guerra, indemnizaciones por accidentes de trabajo y para generar información que ya no esté a su alcance. Además, con algunas restricciones, tenemos derecho a usar o divulgar su PHI con fines de respaldo. También podemos usarla o divulgarla casualmente durante el transcurso de un uso o divulgación permitida, aunque debemos tratar de minimizar dichos usos o divulgaciones. Utilizamos medidas de protección administrativas, técnicas y físicas para mantener la privacidad de su PHI y debemos reducir al mínimo su uso o divulgación para alcanzar el objetivo de dicho uso o divulgación.

 

Ejemplos de usos y divulgaciones de su nformación protegida sobre la salud para tratamientos, pagos y operaciones relacionadas con el cuidado de la salud

 


Dichas actividades pueden incluir, entre otras: procesar reclamaciones, recaudar información de inscripciones y primas, controlar la calidad del cuidado de la salud que recibe, ofrecer servicio al cliente, resolver quejas y compartir información de pagos con otras compañías de seguro. A continuación, le brindamos otros ejemplos:

  • Usos o divulgaciones de PHI para facilitar el tratamiento. Por ejemplo, Delta Dental puede usar o divulgar su PHI para determinar la elegibilidad de los servicios solicitados por su proveedor.
  • Usos o divulgaciones de PHI para pagos. Por ejemplo, Delta Dental puede usar y divulgar su PHI para facturarle a usted o al patrocinador de su plan.
  • Usos o divulgaciones de PHI para operaciones relacionadas con el cuidado de la salud. Por ejemplo, Delta Dental puede usar y divulgar su PHI para controlar la calidad de la atención que brindan los proveedores de nuestra red.
     

Divulgaciones sin autorización


Tenemos la obligación de divulgar su PHI a usted o a un representante personal autorizado (existen ciertas excepciones) cuando el Departamento de Salud y Servicios Sociales de Estados Unidos lo solicite para investigar o determinar nuestro cumplimiento de la ley y cuando esta así lo exija. Delta Dental podrá divulgar su PHI sin su autorización previa en respuesta a lo siguiente:

  • Orden judicial
  • Orden de una junta, comisión o agencia administrativa con fines de adjudicación, conforme a su autoridad legal
  • Citación judicial en un proceso civil
  • Citación para una investigación a cargo de una junta, comisión o agencia gubernamental
  • Citación en un arbitraje
  • Orden de allanamiento para el cumplimiento de la ley
  • Solicitud del médico forense durante las investigaciones pertinentes
     

Divulgaciones que Delta Dental realiza con su autorización


Delta Dental no usará ni divulgará su PHI sin su autorización previa en caso de que la ley lo exija. Posteriormente, podrá anularla por escrito para impedir todo uso o divulgación en el futuro. Delta Dental o una persona que solicite su PHI obtendrá su autorización.
 

Sus derechos en cuanto a la información protegida sobre la salud


Usted tiene derecho a solicitar una inspección y obtener una copia de su PHI. Puede acceder a su PHI poniéndose en contacto con la oficina de Delta Dental correspondiente. Debe incluir (1) su nombre, dirección, número de teléfono y número de identificación y (2) la PHI que solicite. Delta Dental puede cobrarle una tarifa razonable a fines de brindarle copias de su PHI. Delta Dental solo conservará aquella PHI que recibimos o utilizamos para brindarle sus beneficios en cuanto a cuidado de la salud. Delta Dental devuelve al dentista la mayor parte de la PHI, como registros de tratamiento o radiografías, luego de haber completado la revisión de dicha información. Es probable que deba ponerse en contacto con su proveedor del cuidado de la salud para obtener la PHI que Delta Dental no posee.

No podrá revisar ni hacer copias de la PHI compilada con anticipación ni utilizarla en un juicio o procedimiento civil, penal o administrativo, como tampoco de la PHI que no esté sujeta a divulgación según lo establecido por la ley federal y estatal. En algunos casos, tendrá derecho a reevaluar esta decisión. Si tiene preguntas sobre cómo acceder a su PHI, póngase en contacto con la oficina de privacidad según se indica a continuación.
 

Usted tiene derecho a solicitar la restricción de su PHI. Usted tiene derecho a solicitar la limitación en cuanto al modo en que usamos o divulgamos su PHI. Tomaremos en cuenta dicha solicitud pero no tenemos la obligación legal de aceptarla. En caso de aceptar su solicitud, estableceremos las limitaciones por escrito y las cumpliremos, salvo en situaciones de fuerza mayor. Usted no podrá limitar los usos y divulgaciones que se nos exigen o permiten por ley.
 

Usted tiene derecho a corregir o actualizar su PHI. Esto significa que puede solicitar la corrección de su PHI mientras nosotros conservemos dicha información. En algunos casos, podremos rechazar su solicitud de corrección. De ser así, tendrá derecho a presentar una declaración de disconformidad ante nuestras autoridades que, por consiguiente, podrá ser refutada; en ese caso, le daremos una copia de dicha decisión. Si otra persona envió su PHI, podremos dirigirnos a esa persona para que realice la correspondiente corrección. Por ejemplo, podremos dirigirnos a su dentista para que él modifique su plan de tratamiento o a su empleador, si corresponde, para que él modifique su información de inscripción. Si tiene preguntas sobre cómo corregir su PHI, póngase en contacto con la oficina de privacidad según se indica a continuación.
 

Usted tiene derecho a solicitar o recibir nuestros comunicados confidenciales por medios alternativos o en una dirección diferente. Aceptaremos la solicitud correspondiente si usted llegara a indicarnos que la divulgación de su PHI puede representar un peligro. Es probable que le solicitemos la declaración de un posible peligro, una dirección diferente y otro método de contacto o información referida a cómo se tramitarán los pagos. Presente esta solicitud por escrito ante la oficina de privacidad según se indica más adelante.
 

Dado el caso, tiene derecho a recibir una explicación sobre ciertas divulgaciones que hemos hecho de su PHI. Este derecho no se aplica a las divulgaciones referidas a tratamientos, pagos u operaciones relacionadas con el cuidado de la salud o a la información que divulgamos después de haber recibido una autorización válida de su parte. Por otra parte, no tenemos la obligación de dar cuenta de las divulgaciones que le hayamos hecho a usted, familiares y amigos que están a su cuidado ni de las divulgaciones con motivos de notificación. No tenemos la obligación de dar cuenta de las divulgaciones que hacemos con razones de seguridad nacional o determinadas razones en cuanto al cumplimiento de la ley, las divulgaciones hechas como parte de una serie de datos limitados, divulgaciones casuales o aquellas realizadas antes del 14 de abril de 2003. Si desea recibir explicaciones sobre las divulgaciones o si tiene preguntas sobre este derecho, póngase en contacto con la oficina de privacidad, según se indica a continuación.
 

Usted tiene derecho a recibir una copia de este aviso por correo electrónico. Si aceptó recibir este aviso por correo electrónico, también tendrá derecho a solicitar una copia en papel de dicho aviso.
 

Quejas


Podrá presentar su reclamación en nuestras oficinas o ante el Departamento de Salud y Servicios Sociales de Estados Unidos si cree que Delta Dental ha violado sus derechos de privacidad. Podrá presentar una queja mediante una notificación ante la oficina de privacidad, según se detalla a continuación. No tomaremos ninguna represalia en su contra por proceder de este modo.
 

Contacto


Si desea recibir más información acerca del proceso de quejas o sobre cualquier otra información relacionada con este aviso, póngase en contacto con el Departamento de privacidad en la dirección y número de teléfono que aparecen a continuación.

Plan de seguro dental AARP
c/o Delta Dental Insurance Company
Attn: Customer Service Center
P.O. Box 2059
Mechanicsburg, PA 17055-0759
O llame a la línea gratuita 1-866-583-2085

Este aviso entra en vigencia a partir del 1 de julio de 2006.